por Nélia Marcos | Gestora Licenciada em Ciências da Comunicação - Comunicação Empresarial | neliamarcos@gmail.com

Todos nós já saímos de alguma reunião com a sensação de uma verdadeira perda de tempo e por norma os colaboradores das empresas têm a mesma opinião…

Quando realmente necessárias, as reuniões são uma forma de ouvir todas as partes da empresa, diagnosticar necessidades; permitem partilhar informação de uma forma bastante mais dinâmica e promover a proximidade física, tão importante para a cultura organizacional. Mas para uma reunião produtiva é preciso investir tempo na sua preparação:

Definir o que se pretende atingir no final da reunião – um objetivo claro que deve ser apresentado logo no início da reunião.

Expor em agenda os temas a abordar e tempo para discussão de cada um deles - essencial para garantir uma boa gestão de tempo. Os assuntos mais importantes devem ser abordados logo no início; cada elemento poderá ficar responsável pela apresentação de um tema de seu interesse, assegurando assim a participação de todos.

Convocar os participantes certos – pessoas que estejam relacionadas com os assuntos definidos, que possam acrescentar valor e contribuir para o objetivo. Um dos grandes motivos das reuniões ineficazes é termos pessoas que não percebem o que estão lá a fazer. Nem todos os participantes precisam de estar na reunião inteira, alguns poderão ser chamados apenas num determinado momento.

Organizar um local, data e horário razoável para todos é igualmente essencial – convocar uma reunião para o final de dia de trabalho, quando a maior parte das pessoas tem outras responsabilidades pessoais, pode aniquilar, logo à partida, o sucesso da reunião.

Enviar convocatória e agenda com antecedência para cada elemento poder preparar o seu contributo ou ler alguma documentação necessária. Assim, rentabiliza-se tempo durante a reunião. Indicar quem irá fazer a ata – um resumo apenas com as ações que ficaram definidas e quem vai executá-las. Algo simples mas muito importante para garantir que o que ficou definido será feito. Informar que o acesso aos smartphones e e-mails ficará reservado para o intervalo, sendo esta atualmente uma das principais razões para reuniões improdutivas.

Ao longo da reunião o moderador deve impulsionar a discussão e encorajar o debate para deixar vir as ideias ao de cima, consciente que nestes momentos, o papel do líder é ouvir mais e falar menos.  

Por fim, reconhecer a participação de todos e reforçar como aquelas ideias serão importantes para a estratégia da empresa.

Boas reuniões!